Waarom soms een onrealistisch doel werkt!

Alle doelstellingen moeten tegenwoordig SMART. Onzin. Ik denk dat ik dat even moet toelichten. ūüôā SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Ik zeg onzin omdat ik namelijk hele positieve ervaringen heb met onrealistische doelen.

demar_impossible

Ik zal jullie een verhaal vertellen. Je zult het misschien niet geloven, maar het is waargebeurd. In mijn periode bij DKB hadden we een groot probleem. Onze marges stonden onder druk, er was een enorme verhuizing aanstaande en we bulkte van het werk. Vrij dodelijke combinatie dus. Onze klant, De Vries in Aalsmeer, maakte zich ernstige zorgen over een oplevering van een boot net na de verhuizing. Dit is namelijk nogal hectisch in de eindfase. En we konden ons eigenlijk  financieel geen 3 weken stilstand veroorloven.

Een bedrijf verhuizen in 2 dagen.

Zo kwam ik tot de conclusie dat als we in een weekend zouden verhuizen, in één klap al deze problemen zouden zijn opgelost. In één weekend 150 man en 4500 m2 vloeroppervlak verhuizen, zonder productieverlies. Vrijdag om 5 uur stoppen en maandag om kwart over 7 gewoon weer beginnen of er niets gebeurd was. Een werkende fabriek, kantoor en kantine. Dat was het plan.

“Kanniet” ligt op het kerkhof.

Je snapt de reacties al toen ik aan het verhuisteam de doelstelling mededeelde. “Onrealistisch. Onmogelijk. Kan niet. Vergeet het maar.”

Nou heeft mijn moeder mij opgevoed met “kanniet ligt op het kerkhof en wilniet ligt er naast”, dus ik was vastberaden en overtuigd. Hoe het niet kan, dat wist ik zelf ook wel. Dat is luisteren naar alle adviseurs, verhuisspecialisten en vervoerders om je heen die je allemaal fijntjes vertellen dat het niet mogelijk is. Ik wilde gewoon weten hoe het wel kon.

Zogezegd zo gedaan. Het team heeft een plan gemaakt en de inmiddels opgedane kennis van Lean en Lean Development toegepast op een verhuizing. Ongelooflijk. We zouden kunnen verhuizen in één dag! Dat was zelfs mij iets te gortig.

Hoe je 4500m2, 600 items in 26 vrachtwagens in 1 dag verhuist

En nu komt het. Ik heb nog nooit zoiets gezien. Alle adviseurs, verhuizers en transporteurs hadden nog nooit zoiets gezien. Tijdens de verhuizing liep de planning terug van 2 dagen naar 1,5 en zelfs naar 1 dag. We waren in shock! In totale verwarring gingen we een tandje langzamer, want dit kon nooit goed zijn. Dat was het dus wel. We zijn verhuisd in anderhalve dag. 4500 m2, 600 items en 26 vrachtwagenladingen verder was de fabriek up en running, kon iedereen achter zijn bureau inloggen en draaide de koffie-automaten in de kantine op volle toeren. Besparing? ‚ā¨ 690.000,- Wow!

Lean verhuizen, de 9 Succesfactoren.

Wat waren nu de succesfactoren vraag je je natuurlijk af. Dit zijn ze op een rijtje:

  1. Planning was gebaseerd op de inbouwvolgorde. Op basis van deze volgorde is het oude pand “leeggehaald”
  2. Ruimtegericht werken. Niet proberen een vrachtwagen vol te krijgen, maar bijvoorbeeld 3 ruimtes in een vrachtwagen laden, transporteren en meteen opbouwen/inrichten
  3. Voorbereiding, voorbereiding en nog eens voorbereiding! 9 maanden van te voren zijn we gestart met het plannen en organiseren
  4. Gebruik van ruimtecoördinatoren. Elke ruimte had zijn eigen coördinator waar je met vragen terecht kon.
  5. Inzet van een flexteam. Daar waar capaciteit te kort was om de output te halen, zette het flexteam er een tandje bij.
  6. Voorkomen van verspilling. Alleen dat verhuizen dat nodig was in het nieuwe pand.
  7. Enthousiast maken van de medewerkers. We gingen iets doen dat “onmogelijk” was. Een paar talentvolle medewerkers hebben de volgende video gemaakt.
  8. Heldere organisatiestructuur waarbij je functie visueel zichtbaar was. Verhuizers, blauw T-shirt. Ruimtecoördinator, rood T-shirt. Verhuisteam, groen T-shirt. Catering, wit T-shirt.
  9. Gebruik van scoreborden. Elke rit had een start- en eindtijd. Iedereen kon zien dat we voor op schema liepen en dat maakte nog meer energie los.

En als laatste. Het hele bedrijf opereerde als “one team, one mission”, de spreuk die op elk T-shirt stond en zo was het ook echt. Niemand stelde dingen ter discussie maar “deed” gewoon.

Soms is een schijnbaar onrealistisch doel helemaal niet zo onrealistisch. Het vergt alleen moed, inzet en innovatie om een onrealistisch doel tot werkelijkheid te maken. Daarom ben ik gek op leuke inspirerende onrealistisch doelen. Het onmogelijke mogelijk maken, dat wil toch iedereen?

Verhuizen in 2 dagen. Wat hebben we genoten. One team, One mission. Ik heb nog nooit zoiets gezien, maar gelukkig was ik erbij….. en man wat ben ik er trots op!

Klaas Droog